Šta su akreditacije i zašto su važne na događajima?

Na konferenciji, sajmu, festivalu ili većem poslovnom događaju ljudi se ne pojavljuju svi iz istog razloga. Tu su organizatori, učesnici, predavači, izlagači, predstavnici medija, tehničko osoblje, partneri i gosti. Kada broj ljudi poraste, postaje važno da se na prvi pogled zna ko je ko i kakvu ulogu ima.

Tu svoju ulogu dobijaju akreditacije.

Iako se danas mnogo toga prebacuje na telefone, aplikacije i digitalne prijave, fizička akreditacija i dalje ima vrlo praktičnu funkciju. Dovoljno je da pogledate veći događaj i videćete da ljudi oko vrata nose kartice sa imenom, nazivom kompanije, oznakom svoje funkcije ili kategorijom pristupa.

Akreditacija je, jednostavno rečeno, mali dokument ili kartica koja potvrđuje identitet ili status osobe u okviru određenog događaja, prostora ili organizacije.

Ovo je prvi deo serijala o štampanim akreditacijama. Napominjemo da je serijal informativnog karaktera i da se metodologija, tehnički detalji i procedure mogu razlikovati u zavisnosti od slučaja.

Akreditacija, identifikaciona kartica ili bedž – da li je to isto?

U svakodnevnom govoru ovi nazivi se često koriste za slične stvari, ali njihova namena može biti različita.

Akreditacija se najčešće vezuje za određeni događaj i njegovog učesnika. Može da sadrži ime i prezime, naziv kompanije ili organizacije, funkciju, kategoriju učesnika i druge podatke koji su važni organizatoru.

Identifikaciona kartica obično ima dugotrajniju namenu. Na primer, zaposleni u kompaniji može svakodnevno koristiti istu karticu za identifikaciju ili pristup određenim prostorijama.

Bedž je širi pojam i može označavati različite vrste oznaka koje se nose na odeći ili oko vrata. Ponekad je to jednostavna kartica sa imenom, a ponekad deo kompletnog sistema akreditacija.

U praksi su granice često manje važne od toga da svaka osoba dobije jasnu i prepoznatljivu oznaku koja odgovara njenoj ulozi.

Gde se koriste akreditacije?

Prva asocijacija su velike konferencije i sajmovi, ali njihova primena je mnogo šira.

Akreditacije se koriste na:

• poslovnim konferencijama i kongresima;
• sajmovima i izložbama;
• koncertima i festivalima;
• sportskim događajima;
• promocijama i prezentacijama;
• kompanijskim događajima;
• edukacijama i seminarima;
• školskim i univerzitetskim događajima;
• manifestacijama na otvorenom;
• događajima sa predstavnicima medija;
• većim privatnim okupljanjima.

Kod manjih događaja možda je dovoljno da svi nose jednostavnu karticu sa imenom. Međutim, kada postoji više različitih grupa ljudi, akreditacija postaje deo organizacije.

Na primer, predavač ne mora imati iste potrebe kao posetilac sajma, a član tehničke ekipe ne mora imati pristup istim prostorima kao predstavnik medija. Jasno označavanje različitih kategorija može pomoći da se ljudi lakše snalaze, a organizatorima da brže prepoznaju učesnike.

Više od imena na kartici

Dobro osmišljena akreditacija može sadržati mnogo više od imena i prezimena.

U zavisnosti od namene, na njoj se mogu naći:

• ime i prezime;
• naziv kompanije ili organizacije;
• funkcija učesnika;
• kategorija akreditacije;
• naziv događaja;
• datum;
• fotografija;
• jedinstveni broj;
• QR ili bar kod;
• logo organizatora i partnera.

Naravno, nije potrebno staviti sve što može da stane na karticu. Akreditacija treba pre svega da bude pregledna. Ako je najvažnije da se sa nekoliko koraka udaljenosti vidi da li je neko organizator, izlagač ili medijski predstavnik, onda ta informacija ne bi trebalo da bude skrivena među sitnim tekstom.

Zbog toga su raspored elemenata, veličina slova i boje jednako važni kao i sami podaci koji se štampaju.

Zašto fizičke akreditacije nisu nestale?

Digitalna registracija i mobilne aplikacije svakako imaju svoje mesto u organizaciji događaja. QR kod može se nalaziti u telefonu, a lista učesnika može biti dostupna preko aplikacije.

Ipak, fizička akreditacija rešava jedan vrlo jednostavan problem: omogućava ljudima da se međusobno prepoznaju bez vađenja telefona.

To može biti korisno kada:

• učesnici prvi put dolaze na događaj;
• organizatori moraju brzo da pronađu određenu osobu;
• postoji više kategorija pristupa;
• potrebno je razlikovati goste, osoblje i izlagače;
• učesnici žele lakše da započnu razgovor i poslovni kontakt.

Na poslovnoj konferenciji, na primer, ime i naziv kompanije na vidljivom mestu mogu biti jednostavan početak razgovora. Na festivalu, jasno označena akreditacija pomaže osoblju da se lakše snađe. Na sajmu omogućava izlagačima, organizatorima i posetiocima da se razlikuju bez dodatnog objašnjavanja.

Ponekad je upravo najjednostavnije rešenje i najbrže.

Akreditacija može biti i deo vizuelnog identiteta događaja

Pored praktične funkcije, akreditacija može postati deo izgleda celog događaja.

Boje, tipografija, ilustracije i grafički elementi mogu pratiti vizuelni identitet konferencije, kompanije ili manifestacije. Kada nekoliko stotina učesnika nosi akreditacije istog dizajna, one postaju vidljiv deo prostora i događaja.

To je posebno zanimljivo kod:

• konferencija;
• promotivnih događaja;
• sportskih manifestacija;
• kompanijskih okupljanja;
• festivala;
• sajmova.

Naravno, dizajn ne bi trebalo da pobedi funkcionalnost. Lepo dizajnirana akreditacija koja se teško čita ili ne razlikuje kategorije učesnika možda izgleda dobro na ekranu, ali neće mnogo pomoći ljudima koji je koriste tokom događaja.

Od jednostavne kartice do sistema akreditacija

Kod manjeg događaja proces može biti vrlo jednostavan: pripremi se lista imena, odštampaju se kartice i podele učesnicima.

Kod većih događaja situacija je drugačija.

Potrebno je unapred razmisliti o tome ko sve dolazi, koliko različitih kategorija postoji, koje informacije treba da budu vidljive i da li određene osobe imaju poseban pristup.

Tu akreditacije prestaju da budu samo komad papira sa imenom i postaju mali organizacioni sistem.

Organizator mora da odluči, na primer:

• ko dobija koju vrstu akreditacije;
• da li će kategorije biti označene bojama;
• koje informacije se personalizuju;
• da li je potrebna fotografija;
• da li QR kod ima konkretnu funkciju;
• da li se koriste trakice i držači;
• kako će se rešavati eventualne promene u poslednjem trenutku.

Zbog toga je dobro o akreditacijama razmišljati dovoljno rano, a ne tek nekoliko dana pre početka događaja.

Akreditacije nisu rezervisane samo za velike događaje

Nije potrebno organizovati međunarodni kongres sa nekoliko hiljada učesnika da bi akreditacije imale smisla.

I kompanija koja organizuje internu edukaciju, otvoreni dan, predstavljanje proizvoda ili okupljanje zaposlenih može imati koristi od jednostavnog sistema identifikacije.

Slično važi i za posetioce, spoljne saradnike, tehničare ili druge osobe koje privremeno dolaze u određeni prostor.

Upravo zato ćemo u ovoj seriji posmatrati akreditacije iz više uglova – od organizacije i personalizacije do dizajna, QR kodova, trakica i njihove primene u kompanijama.

Na kraju, dobra akreditacija ne mora biti komplikovana. Njena osnovna svrha je da u pravom trenutku pruži pravu informaciju – dovoljno brzo da niko ne mora da pita: „Izvinite, a vi ste?“

Sledeća tema: kako organizovati akreditacije za veći događaj?

Kada događaj okuplja desetine, stotine ili hiljade ljudi, jedna lista imena više nije dovoljna. Potrebno je unapred definisati različite kategorije učesnika, informacije koje će se nalaziti na akreditacijama i način na koji će se one koristiti tokom događaja.

U sledećem članku bavimo se upravo time: kako organizovati akreditacije za konferenciju, sajam ili veliki događaj – od podele učesnika po kategorijama do praktičnih odluka koje mogu sprečiti dosta improvizacije neposredno pred početak programa.