Kako organizovati akreditacije za konferenciju, sajam ili veliki događaj?
Kod manjeg događaja organizacija akreditacija može biti prilično jednostavna. Napravi se spisak učesnika, pripreme kartice sa imenima i podele na ulazu. Međutim, čim broj učesnika počne da raste, raste i broj različitih uloga, potreba i situacija koje treba predvideti.
Na konferenciji nisu svi učesnici isti. Tu mogu biti predavači, posetioci, organizatori, izlagači, predstavnici medija, tehnička ekipa, partneri i posebni gosti. Ako svi dobiju potpuno istu akreditaciju, organizacija događaja može postati nepotrebno komplikovana.
Zato dobru organizaciju akreditacija treba početi pre dizajna i štampe.
Ovo je drugi deo serijala o štampanim akreditacijama. U prethodnom delu smo se bavili time šta su akreditacije i zašto su važne na događajima. Napominjemo da je serijal informativnog karaktera i da se metodologija, tehnički detalji i procedure mogu razlikovati u zavisnosti od slučaja.
Prvo odredite ko sve dolazi
Pre nego što se napravi prvi predlog izgleda akreditacije, korisno je napraviti osnovnu podelu učesnika.
Zavisno od vrste događaja, kategorije mogu biti:
- organizatori;
- predavači i panelisti;
- izlagači;
- posetioci;
- predstavnici medija;
- tehnička podrška;
- obezbeđenje;
- partneri i sponzori;
- VIP gosti;
- volonteri.
Nije potrebno praviti posebnu kategoriju za svaku moguću osobu. Previše različitih oznaka može napraviti isto toliko konfuzije koliko i premalo.
Dobra podela je ona koja odgovara stvarnoj organizaciji događaja. Ako, na primer, izlagači i partneri imaju isti nivo pristupa i nema potrebe da ih osoblje razlikuje, možda nema razloga da imaju dve potpuno različite vrste akreditacija.
Sa druge strane, ako tehnička ekipa treba da ima pristup prostorima koji nisu otvoreni za posetioce, to je informacija koju sistem akreditacija treba jasno da prenese.
Razmislite šta treba da bude vidljivo na prvi pogled
Akreditacija može sadržati mnogo podataka, ali osoba koja je vidi obično nema vremena da čita sitan tekst.
Zato treba odlučiti koje su informacije najvažnije.
Kod poslovne konferencije to mogu biti:
- ime i prezime;
- naziv kompanije;
- funkcija;
- kategorija učesnika.
Kod većeg događaja možda je važnija kategorija pristupa od funkcije osobe.
Na primer, organizatoru ili članu obezbeđenja može biti korisnije da odmah vidi oznaku MEDIA, STAFF ili EXHIBITOR nego da čita pun naziv radnog mesta.
Dobar sistem akreditacija zato odgovara na jednostavno pitanje:
Šta neko treba da sazna o ovoj osobi za nekoliko sekundi?
Odgovor na to pitanje treba da utiče i na dizajn.
Boje mogu pomoći, ali ne treba se oslanjati samo na njih
Različite kategorije učesnika često se označavaju različitim bojama. To može biti vrlo praktično kada je potrebno brzo razlikovati više grupa ljudi.
Na primer:
- jedna boja za organizatore;
- druga za predavače;
- treća za medije;
- četvrta za izlagače.
Međutim, sama boja ne bi trebalo da bude jedini način razlikovanja.
Oznaka kategorije treba da bude napisana i jasno vidljiva. Tako akreditacija ostaje razumljiva i kada se boje slabije razlikuju, kada je osvetljenje loše ili kada neko jednostavno ne obraća pažnju na nijanse.
Boja je odličan pomoćnik. Tekst i jasan raspored informacija su ono što daje značenje.
Konkurentne cene štampe, visok kvalitet i decenije iskustva. Za sve informacije pošaljite nam upit na stranici kontakt ili nas pozovite telefonom.
Da li je svim kategorijama potreban isti pristup?
Ovo je pitanje koje treba rešiti pre štampe.
Na nekim događajima akreditacija služi samo za identifikaciju. Na drugima ona označava i određeni nivo pristupa.
Na primer, određene osobe mogu imati pristup:
- glavnom prostoru događaja;
- prostoru za predavače;
- medijskom centru;
- izlagačkom prostoru;
- tehničkim prostorijama;
- prostorima koji nisu otvoreni za javnost.
U tom slučaju treba unapred napraviti jednostavnu tabelu ili spisak kategorija i prostora kojima svaka kategorija može da pristupi.
To ne mora da bude komplikovan sistem. Čak i jednostavna interna organizacija može sprečiti situaciju u kojoj se pravila pristupa dogovaraju na licu mesta, dok prvi učesnici već stoje na ulazu.
Ako događaj koristi QR kodove ili drugi sistem provere, akreditacija može biti samo vidljivi deo šireg sistema. Sam QR kod, međutim, ne rešava organizaciju sam po sebi. Njegova stvarna funkcija zavisi od načina na koji je povezan sa registracijom i proverom učesnika.
Napravite jedinstvenu listu podataka
Jedan od najčešćih problema kod personalizovanih akreditacija nije štampa, već podaci koji stižu neposredno pre događaja.
Imena se menjaju. Dodaju se novi učesnici. Neko promeni kompaniju, funkciju ili kategoriju. Nekada organizator pošalje više različitih lista, a zatim se ispostavi da se iste osobe pojavljuju na nekoliko mesta.
Zato je najbolje imati jednu glavnu listu iz koje se pripremaju podaci za personalizaciju.
Takva tabela može sadržati kolone kao što su:
| Ime i prezime | Kompanija | Funkcija | Kategorija | Dodatna oznaka |
| Ime učesnika | Naziv kompanije | Predavač | SPEAKER | – |
| Ime učesnika | Naziv medija | Novinar | MEDIA | PRESS |
| Ime učesnika | Naziv firme | Organizator | STAFF | BACKSTAGE |
Naravno, konkretna tabela zavisi od događaja. Važno je samo da postoji jedno mesto na kojem se nalaze konačni podaci.
Ako se personalizovane akreditacije pripremaju iz više različitih verzija Excel tabele, lako se može dogoditi da neko dobije pogrešnu kategoriju, staru funkciju ili da potpuno izostane sa spiska.
Predvidite promene pre nego što se one dogode
Gotovo nijedan veći događaj ne prođe bez promene u poslednjem trenutku.
Neko otkaže dolazak. Pojavi se novi predavač. Firma zameni svog predstavnika. Stigne dodatni član ekipe.
Zato je korisno unapred odlučiti:
- do kada se primaju redovne izmene;
- kada se zaključava glavna lista za štampu;
- kako se rešavaju naknadne promene;
- da li postoji mogućnost naknadne izrade pojedinačnih akreditacija;
- ko je odgovoran za odobravanje promena.
Ovo možda deluje kao organizacioni detalj, ali može napraviti veliku razliku nekoliko sati pred početak događaja.
Najgora situacija nije kada se promena dogodi. Najgora je kada niko ne zna ko treba da odluči šta se radi sa tom promenom.
Planirajte i preuzimanje akreditacija
Akreditacija mora ne samo da bude odštampana već i da stigne do prave osobe.
Kod manjeg događaja dovoljno je da se podele na registracionom stolu. Kod većeg broja učesnika korisno je unapred razmisliti o načinu sortiranja.
Mogu se organizovati, na primer:
- po abecednom redu;
- po kategorijama;
- po kompanijama;
- po unapred određenim registracionim grupama.
Ako nekoliko ljudi istovremeno traži svoje akreditacije, dobro organizovan sto za registraciju može značajno ubrzati početak događaja.
Tu se često vidi koliko je važno da podaci budu unapred sređeni. Lepo dizajnirana akreditacija neće mnogo pomoći ako organizatori moraju deset minuta da je traže među nekoliko stotina drugih.
Akreditacija je deo šire organizacije
Najbolje akreditacije ne nastaju tako što se prvo izabere lep dizajn, a zatim pokušava da se pronađe način da se on uklopi u organizaciju.
Redosled bi trebalo da bude obrnut.
Prvo treba definisati:
- ko su učesnici;
- koje kategorije postoje;
- šta svaka kategorija treba da radi ili gde može da se kreće;
- koje informacije treba da budu vidljive;
- koji podaci se personalizuju;
- kako će se rešavati promene;
- kako će se akreditacije deliti.
Tek nakon toga dolazi pitanje dizajna, formata i štampe.
Kada su ove stvari unapred rešene, akreditacija može postati jednostavan i efikasan deo organizacije umesto još jednog problema koji treba rešavati u poslednjem trenutku.
Sledeća tema: šta sve može da se personalizuje na akreditaciji?
Kada je organizator definisao kategorije učesnika i pripremio osnovnu strukturu sistema, dolazi sledeće pitanje: da li svaka akreditacija treba da izgleda isto?
Digitalna štampa omogućava da se na svakoj akreditaciji menjaju podaci kao što su ime, kompanija, funkcija, kategorija, jedinstveni broj ili QR kod, dok osnovni dizajn ostaje isti.
U sledećem članku bavimo se upravo personalizovanim akreditacijama i podacima koji mogu da se menjaju od jednog učesnika do drugog – kao i načinom na koji dobra priprema liste može uštedeti mnogo vremena pred početak događaja.