Personalizovane akreditacije: šta sve može da se štampa?

Akreditacija može biti mnogo više od kartice sa imenom učesnika. Na konferencijama, sajmovima, festivalima, poslovnim skupovima i drugim događajima ona često istovremeno služi kao identifikacija osobe, oznaka njene uloge i sredstvo za lakše organizovanje pristupa različitim delovima događaja. Zbog toga se sadržaj akreditacije ne bira samo prema tome šta lepo izgleda, već prema tome koje informacije treba brzo uočiti.

Ovo je treći deo serijala o štampanim akreditacijama. U prethodnom delu smo se bavili time kako organizovati akreditacije za veći događaj. Napominjemo da je serijal informativnog karaktera i da se metodologija, tehnički detalji i procedure mogu razlikovati u zavisnosti od slučaja.

Ime i prezime su početak, ali ne moraju biti sve

Najčešći element personalizovane akreditacije jeste ime i prezime učesnika. Međutim, već kod događaja sa većim brojem ljudi može biti korisno dodati i naziv kompanije, organizacije ili medija.

Na primer, akreditacija može sadržati:

• ime i prezime;
• naziv kompanije ili organizacije;
• funkciju ili ulogu;
• kategoriju učesnika;
• fotografiju;
• broj akreditacije;
• naziv i datum događaja.

Ne mora svaka akreditacija imati sve ove podatke. Za posetioca sajma dovoljno može biti ime i naziv kompanije, dok će za člana organizacionog tima možda biti važnija jasno označena funkcija i nivo pristupa.

Različite kategorije mogu imati različit izgled

Personalizacija ne znači samo unošenje različitog imena na svaku odštampanu karticu. Korisno je personalizovati i samu kategoriju učesnika.

Organizator može, na primer, imati posebne akreditacije za:

POSETIOCE – osnovna identifikacija i eventualno QR kod.

IZLAGAČE – naziv kompanije, ime osobe i oznaka da je reč o izlagaču.

ORGANIZACIJU – funkcija ili sektor u kojem osoba radi.

MEDIJE – naziv medija i odgovarajuća oznaka.

GOSTE I PARTNERE – posebna kategorija za osobe sa određenim pristupom.

Na taj način se određene informacije mogu prepoznati i bez čitanja celog sadržaja. Boja, oznaka ili raspored elemenata mogu biti deo tog sistema.

Fotografija kada je identifikacija važna

Na događajima gde je potrebno pouzdanije utvrditi identitet učesnika, akreditacija može sadržati i fotografiju.

To je posebno korisno kod događaja sa kontrolisanim pristupom, gde osoblje na ulazu ili obezbeđenje treba brzo da uporedi osobu sa podacima na akreditaciji.

Fotografija, međutim, nije potrebna za svaki događaj. Za manju konferenciju ili poslovni skup sa unapred poznatim učesnicima može biti sasvim dovoljna jednostavna kartica sa imenom, kompanijom i kategorijom.

Funkcija osobe može biti važnija od titule

Na poslovnom događaju može biti korisno navesti funkciju ili ulogu, ali treba razmisliti šta je zaista potrebno da drugi učesnici vide.

Umesto dugog radnog mesta koje zauzima veliki deo akreditacije, često je praktičnije koristiti kratku oznaku kao što su „Organizacija“, „Govornik“, „Izlagač“, „Mediji“ ili „Tehnička podrška“.

Cilj nije da akreditacija postane mala biografija. Ona treba da pruži upravo one informacije koje su korisne u situaciji u kojoj se koristi.

Broj, QR kod ili drugi identifikator

Personalizovana akreditacija može dobiti i jedinstveni broj ili kod. QR kod može biti povezan sa registracijom učesnika, informacijama o programu ili drugim funkcijama sistema događaja.

Važno je, međutim, razlikovati štampanje QR koda od funkcionalnosti sistema koji stoji iza njega. Sam kod na kartici ne rešava organizaciju događaja. On ima smisla kada vodi ka konkretnoj informaciji ili je deo unapred pripremljenog procesa.

Zato je dobro o QR kodovima razmišljati zajedno sa ostatkom sistema, a ne samo kao o dodatnom grafičkom elementu.

Konkurentne cene štampe, visok kvalitet i decenije iskustva. Za sve informacije pošaljite nam upit na stranici kontakt ili nas pozovite telefonom.

Šta može da bude na poleđini?

Akreditacija ne mora sve informacije da smesti na prednju stranu.

Na poleđini se mogu nalaziti:

• raspored ili skraćene informacije o programu;
• kontakt organizatora;
• pravila korišćenja akreditacije;
• informacije za izgubljene akreditacije;
• dodatni QR kod;
• kratke informacije namenjene učesnicima.

Ovo je naročito praktično kada prednja strana treba da ostane pregledna i lako čitljiva.

Personalizacija zahteva dobar spisak podataka

Što je akreditacija detaljnija, to je važnije da podaci za štampu budu dobro pripremljeni.

Ako se za 500 učesnika štampa 500 različitih akreditacija, greška u tabeli može završiti na konkretnoj kartici. Zbog toga je pre štampe korisno proveriti imena, nazive kompanija, kategorije, fotografije i eventualne kodove.

Promena jednog podatka nakon što je ceo materijal pripremljen može biti mnogo komplikovanija nego što izgleda, posebno kada je događaj blizu.

Zato personalizacija počinje mnogo pre same štampe – pripremom podataka i jasnim dogovorom o tome šta se na akreditaciji zaista prikazuje.

Dobra akreditacija ne pokušava da kaže sve

Najveća greška kod personalizovanih akreditacija nije nužno premalo informacija. Ponekad je problem upravo suprotan.

Ako su ime, kompanija, funkcija, fotografija, logo, nekoliko oznaka, QR kod, kontakt telefon i dodatni tekst svi podjednako naglašeni, korisnik više ne zna šta treba prvo da pogleda.

Zato je kod dizajna važno napraviti hijerarhiju informacija. Ime osobe obično treba da bude lako uočljivo, dok se manje važne informacije mogu smanjiti ili premestiti na poleđinu.

Akreditacija je ipak format koji se najčešće posmatra nekoliko sekundi, često dok osoba stoji na ulazu, kreće se kroz prostor ili razgovara sa drugim učesnicima.

Upravo zato personalizacija nije samo pitanje toga šta može da se odštampa, već i toga šta treba da bude najvidljivije.

U sledećem tekstu serije prelazimo upravo na to pitanje: kako dizajnirati akreditaciju tako da se najvažnije informacije vide na prvi pogled.